受付システム自作で業務効率アップ｜QRコードとGoogle連携で始めるオフィスDX完全ガイド

受付業務に時間や人手を取られていませんか？
本記事では、iPadやGoogleフォームを活用して誰でも始められる受付システムの自作方法を、導入のメリット・技術的手順・コスト比較まで徹底解説します。
クラウド型サービスとの違いも明確に整理していますので、自社に合った受付DXの第一歩を検討したい方はぜひ参考にしてみてください。

第1章｜受付システム自作で解決する現場の7つの悩み

はじめに｜受付は、企業の第一印象を決める場所

オフィスを訪れる人にとって、最初に接するのが受付です。
この企業の顔ともいえる受付業務ですが、現場ではいまだに人力と紙に頼った運用が多く、日々の対応に多くの課題が山積しています。

この章では、そうした悩みを7つの視点から整理し、なぜ今「受付システムの自作」が有効な選択肢となるのかを見ていきましょう。

1-1．来訪者の待ち時間が長く、第一印象を下げてしまう

紙台帳での記入や内線による連絡が続くと、来訪者1人あたりの受付処理に2～3分かかってしまいます。
来客が重なれば列ができ、15分以上待たせてしまうことも。

その結果、来訪者にとってはストレスとなり、企業に対する印象にも影響を与えることがあります。

1-2．手書き記録と台帳管理が非効率でミスも起こる

紙台帳への手書きは、記入ミスや文字の判別ミスが起きやすく、記録が正確に残らないリスクがあります。
また、紙の紛失や保管場所の確保といった管理上の課題も無視できません。

一方、システム化すれば、チェックイン時間は30秒未満に短縮され、記録もデジタルで安全に保存できます。

1-3．担当者への連絡が遅れ、来訪者をさらに待たせる

来訪の受付を済ませても、担当社員への連絡がスムーズにいかず、
7〜12分も来訪者を待たせてしまうケースが多く見られます。

担当者が内線に出ない、在席確認に時間がかかる、伝言のやり取りで二度手間になるなど、アナログなフローでは限界があります。

1-4．情報提供がばらつき、満足度が大きく左右される

来訪時の案内やWi-Fi情報の提供など、受付での対応品質も来訪者の満足度を左右します。
十分な案内を受けた場合とそうでない場合では、満足度に68％もの差が生じるという調査結果もあるほどです。

しかし、忙しい時間帯にはこうした案内が抜け落ちてしまうことも少なくありません。

1-5．総務担当者の業務が多岐にわたり、受付が負担になる

受付対応に加えて、電話・宅配便の受取・備品管理などを並行してこなす総務担当者。
いわば企業のなんでも屋ともいえる存在であり、来客が重なると業務が完全に止まってしまうこともあります。

属人的な対応に頼っていると、人手不足のときに業務が回らないリスクも抱えることになります。

1-6．受付は社内への入口であり、セキュリティ上の盲点にもなり得る

手作業のチェックでは、来訪者の本人確認が不十分になりがちです。
実際に、物理的な無断侵入がデータ漏えいにつながるという報告もあります。

受付システムによって来訪者の情報を正確に記録・制御できれば、組織のセキュリティ強化にもつながるのです。

1-7．受付体験が企業イメージや商談成約に影響する

受付での対応がスムーズだったかどうか。実はこの体験が、その後のビジネスにも影響します。

悪い体験をした顧客の32％が、その後の取引をやめたというデータもあり、逆に良い体験をした顧客は140％多く費用を支出した傾向があるとも報告されています。

まとめ｜受付の課題は「人力でカバー」から「仕組みで解決」へ

この章では、受付業務の課題を混雑・手作業・通知・案内・業務負担・セキュリティ・UXという7つの観点から整理しました。

自作の受付システムであっても、こうした課題の多くは比較的低コストかつシンプルな構成で改善可能です。
次章では、実際にどのような技術やツールを使えば、受付システムを構築できるのかを見ていきましょう。

第2章｜QR受付とGoogle連携で作る最小構成の技術要件

はじめに｜「まずは動く受付」を作るために必要な4つの柱

受付システムの自作というと、難しく感じる方も多いかもしれません。
でも、実際に必要なのはわずか4つの基本機能だけ。そこさえ押さえれば、社内で十分に運用できる受付が構築できます。

• 受付入力画面（来訪者登録）
• 担当者への即時通知
• 来訪ログの保存・確認機能
• 最低限のセキュリティ対策

この章では、こうした最小構成で始める受付システムの設計方法を、Googleの無料ツールやQRコード技術を活用しながら、順を追って紹介していきます。

2-1．Googleフォーム＋スプレッドシートで「登録→通知」を自動化

まずは来訪者の入力と社内通知をどう仕組み化するかから考えます。
ここで使えるのが、GoogleフォームとGoogle Apps Scriptの組み合わせです。

【ステップ1】Googleフォームを準備

受付用のGoogleフォームを作成し、来訪者に記入してもらう内容（氏名・訪問先・来訪理由など）を設定します。
すべての項目は必須入力にしておくと、記録漏れを防げます。

【ステップ2】スプレッドシートと連携

フォームの回答先としてGoogleスプレッドシートを指定します。これにより、来訪情報がリアルタイムで記録されていきます。

【ステップ3】Apps Scriptで通知処理を追加

スプレッドシートの拡張機能からApps Scriptを開き、onFormSubmit(e) 関数を用意。
記入された内容をトリガーに、担当者宛のメールやチャット通知を自動で送信します。

【ステップ4】Slackなどにも連携可能

Slackなどのチャットツールに通知したい場合は、Webhook URLに対してJSON形式でデータを送信すればOKです。

2-2．QRコード受付は「一意性」と「期限付き」で安全に

受付フローをさらに効率化するには、事前登録とQRコードによるチェックインが効果的です。
ただし、不正利用を防ぐためにはいくつかの基本設計ルールが重要です。

• QRコードは一意に発行する
  　乱数トークンなどを用いて、使い回しできないコードにします。
• 使用後・期限切れで自動無効化
  　QRコードには有効期限を設け、1回使えば無効になる仕組みにします。
• コードには個人情報を載せない
  　QRコードには名前やメールなどの情報は一切埋め込まず、照合用のIDだけを含めます。
• 送信・配布経路も安全に
  　コードは本人のメールアドレス宛に送付し、パスワード付きファイルなどで保護する方法も有効です。

2-3．ログ保存にはスプレッドシートを活用、CSV出力や集計も可能

来訪者の記録は、スプレッドシートに蓄積しておけば十分なレベルで運用が可能です。
例えば、日付や担当者別の来訪者数をカウントしたり、CSV形式でエクスポートして管理部門と共有するなど、集計や分析も柔軟に対応できます。

• データは毎回上書きされず、履歴として残る
• 加工が必要な場合は、別シートで関数を使って集計
• 顔写真や署名を記録する場合は、フォーム入力とタブレット機能を連携させて対応可能

2-4．iPadとラベルプリンタを活用した最小ハード構成とは？

自作の受付システムを支えるハード面も、構成は非常にシンプルで済みます。

【タブレット端末】

• おすすめはiPad（10〜11インチ）
  　動作の安定性・キオスクモード・アクセサリの充実度がポイント。
  　Android端末でも可能ですが、機種によって相性が分かれることも。
• スタンドや鍵付きケースを活用
  　受付カウンターへの固定設置や、盗難・いたずら防止に有効です。

【ラベルプリンタ】

• Brother QL-820NWBが定番機種
  　Wi-Fi/Bluetooth対応で、感熱印刷によりランニングコストも抑えられます。
  　AirPrintやWindowsからの印刷もスムーズです。
• ラベル用紙は在庫管理を忘れずに
  　1ロールあたり300枚程度なので、来訪件数に応じて備蓄を。

まとめ｜小さく始めて、大きく育てる受付システムへ

この章では、自作の受付システムを構築するうえで必要な技術要素や最小構成について解説しました。

Googleフォーム＋スプレッドシート＋QRコード＋iPad＋プリンタという構成であれば、特別な開発環境や外部サービスを使わずに実現可能です。

次章では、このシステム構成がどのくらいのコストで導入できるのか、
また、クラウド型受付サービスと比べてどのような違いがあるのかを詳しく比較していきます。

第3章｜自作 vs クラウド：費用と効果をフレームで比較

はじめに｜価格と効果、両方を見極める視点が必要です

受付システムの導入を考えるときに、多くの企業が直面するのが「自作するか、市販サービスを使うか」という選択です。
どちらが良いという話ではなく、費用・効果・負担感を冷静に比べて判断することが重要です。

この章では、初期費用・ランニングコスト・人件費効果などを軸に、自作型とクラウド型の違いを比較していきます。

3-1．初期費用は「10万円前後」がひとつの目安になる

まずは、自作受付システムにかかる初期費用の内訳から見てみましょう。

項目	おおよその費用目安
iPad端末	約5万円
専用スタンド	約1〜2万円
ラベルプリンタ	約3万円
ケーブル・備品類	約1万円
合計	約10万円前後

ソフトウェアはGoogleフォームやApps Scriptを使えば基本的に無料です。
これにより、初期投資は10万円前後で収まることが多くなります。

3-2．ランニングコストは月額ベースで10分の1以下になるケースも

次に、月々の運用コストです。クラウド型の受付システムでは、月額5,000～30,000円程度が一般的な価格帯です。
一方、自作型ではどうなるかというと…

• ソフト利用料：基本0円（無料ツール使用時）
• 通知サービス使用料：必要に応じて数百円〜数千円/月
• ラベル用紙などの消耗品：月数百〜1,000円程度

年間にすると、自作では2〜3万円程度の維持費で運用できる場合もあります。
クラウド型では年間6万〜36万円以上となるため、大幅にコストを抑えられる可能性があるのです。

3-3．人件費と開発工数は「見えにくいコスト」にも注目

受付システムを自作する場合、社内での開発や設定作業に時間がかかります。
ここで意識しておきたいのが、社内リソース＝人件費相当のコストです。

たとえば、社内SEが10時間かけてシステムを構築した場合、仮に時給3,000円と換算すれば3万円相当の開発コストと考えられます。
ただし、外注せずに内製できる場合は、それでも外注費より遥かに安く抑えられるケースが多くなります。

3-4．導入事例に学ぶ：年間600万円の人件費削減も

実際の企業では、受付を無人化したことで大幅なコスト削減に成功した例もあります。

• 自作の受付システムで、初年度はデバイス費用6万円程度のみ
• それ以降の費用はラベル用紙のみ（月数百円）
• クラウドサービスと比較して3年で10万円 vs 18万円以上という差が発生

さらに、クラウド型受付で年間600万円の人件費削減につながったという事例もあります。
このように、受付の自動化そのものに大きな費用対効果があることが分かります。

3-5．判断の軸は「3年総コスト」と社内の運用体制

受付システムの比較をする際は、単月の費用ではなく中長期のトータルコストで考えることが重要です。

比較項目	自作型	クラウド型
初期費用	約10万円前後	0～10万円程度（機器は別途）
年間維持費	数万円程度	6万～36万円程度
開発・保守負担	社内リソースが必要	ベンダーに依存できる
導入スピード	担当者次第（早ければ1週間）	サポートあり（最短即日〜数週間）

自社で維持できるかどうかが、最終的な選択の決め手となるでしょう。

まとめ｜価格だけでなく中身を見て、最適な導入判断を

この章では、受付システムの自作型とクラウド型のコスト構造や効果の違いを比較しました。

ポイントは、初期コスト・月額負担・人件費削減・保守体制・スピード感といった複数の観点をバランスよく見極めること。
特に中小企業では、「できるだけ安く、でも現場でちゃんと使える」という判断軸が導入成功のカギになります。

次章では、システムの運用に必要なセキュリティや法務面、プロトタイピングの開発手法について解説していきます。

第4章｜短期プロトタイプ開発と運用・法務チェックリスト

はじめに｜作って終わりにしないためのチェックポイントとは？

これまでの章で、受付システムを自作で始める方法やコスト感を見てきました。
この章ではさらに一歩踏み込み、短期間で試作（プロトタイプ）を作るための進め方と、実運用で押さえるべきセキュリティ・法務のポイントを具体的に紹介します。

4-1．アジャイル開発でまず動くものを素早く形にする

受付システムを自作するなら、設計に時間をかけすぎず小さく作って早く試すのが効果的です。
ここでは「アジャイル開発」と呼ばれる方法が相性抜群です。

【ステップ1】ユーザーストーリーを定義する

開発に入る前に、利用者視点で何が必要かを洗い出します。
たとえば、

• 総務担当者：リアルタイムで来訪者情報を知りたい
• 来訪者：受付入力がシンプルで迷わないようにしたい

このように目的を明確にすることで、最小限の必要機能（MVP）に絞り込めます。

【ステップ2】1週間単位のスプリントで区切る

開発は短いサイクル（スプリント）で区切り、毎週のゴールを設定。
例）

• スプリント1：Googleフォーム入力＋メール通知
• スプリント2：Slack通知・ログ集計機能の追加

【ステップ3】レビューと改善を繰り返す

完成した機能は関係者に見てもらい、早めにフィードバックをもらうのがポイント。
その場で改善点を洗い出し、次のサイクルで修正を加えていきます。

4-2．QR受付と個人情報の取り扱いで気をつけたい法的ポイント

受付では、氏名・会社名・連絡先など個人情報の入力を求めることが多くなります。
QRコードを使ったチェックインであっても、以下のような基本ルールを守ることが大切です。

• 利用目的を明示する
  　フォーム上に「この情報は受付対応のみに利用します」などと記載し、同意を得たうえで入力してもらう設計にします。
• 取得する情報は最小限に
  　名前・会社名・連絡先など、本当に必要な情報のみに限定しましょう。
• 個人情報をQRコードに直接埋め込まない
  　QRコードには照合用のIDだけを含め、個人情報はサーバー側で管理する構成にします。
• データは暗号化し、安全に保存・削除できるようにする
  　通信はSSLで暗号化し、スプレッドシートなどのアクセス権限も限定します。

4-3．タブレット受付を社内ネットワークで安全に運用するには？

受付端末としてタブレット（iPadなど）を利用する場合は、社内のネットワーク環境とセキュリティ対策にも配慮が必要です。

• 受付専用のネットワークに分離する
  　ゲスト用VLANやセグメントを分け、社内システムとは論理的に隔離して運用します。
• タブレットをキオスクモードでロックする
  　来訪者が他のアプリを操作できないよう、iPadの「ガイド付きアクセス」機能などで制限をかけます。
• MDM（モバイルデバイス管理）で一括管理
  　複数台運用する場合は、設定やOS更新、遠隔ロックなどができるMDMを導入すると安心です。
• 物理的な固定や盗難対策も忘れずに
  　スタンドにネジ固定する、鍵付きケースを使うといった方法も有効です。

4-4．開発・運用の定着をスムーズにするコツとは？

プロトタイプが完成しても、現場に定着しなければ意味がありません。
そこで、運用をスムーズに開始するための工夫も重要です。

• 来訪者ログは触らずに集計する仕組みに
  　スプレッドシートで記録されたログは、生データを直接編集せず、
  　QUERY関数などで別シートに集計データを表示するようにすると安全かつ効率的です。
• アクセス権限をしっかり分ける
  　編集できる人を限定し、基本は閲覧権限で運用するように設定しておくと安心です。
• 月次でのバックアップ・アーカイブを自動化
  　Apps Scriptを使えば、毎月データをCSV形式でGoogleドライブに保存することもできます。
• 集計データを可視化して効果を見える化
  　Googleデータポータルなどを使えば、来訪者数や時間帯別の傾向をグラフや表で可視化できます。

まとめ｜受付システムを「安全・短期間・運用できる形」で立ち上げよう

この章では、受付システムを短期間で開発し、安全に運用するためのステップと注意点を紹介しました。

• アジャイル開発でプロトタイプを小さく早く作る
• 個人情報は取得・保存・削除のルールを明確に
• タブレット端末とネットワーク環境の安全対策を忘れずに
• スプレッドシートやApps Scriptの仕組み化で現場への定着を図る

これらの工夫を取り入れることで、受付業務をスムーズかつ安全に自動化することが可能になります。

次章では、自作の限界を感じたときに選択肢となる、iPad受付システム「らいきゃくん」についてご紹介していきます。

第5章｜受付システム選びのヒントに──便利なiPad受付サービスのご紹介

この記事を最後まで読んでくださった皆さまの中には、
「そろそろ自社でも受付の見直しをしてみようかな」と感じられた方もいるかもしれません。

ここでは、これまで紹介してきた内容を踏まえ、自作の次の一手として検討しやすいサービスを1つご紹介します。
もしも、「自作が難しそう」「もっとスムーズに始めたい」という方は、参考としてチェックしてみてくださいね。

iPad受付システム「らいきゃくん」

らいきゃくんは、iPad1台で始められるシンプルな受付システム。
初期費用はなんと無料。設定もわかりやすく、最短1営業日で導入可能です。

• ワンクリックで来客通知
  　来訪者が到着すると、担当者のPCにポップアップ通知が表示されます。
  　「対応可能」「不在」などの選択もその場で完結。
• 内線取り次ぎゼロへ
  　電話を鳴らすことなく、静かなオフィス環境を保てます。
• 導入実績も多数
  　不動産・士業・製造業など幅広い企業で活用されています。

▼ 詳細は以下をクリックして公式サイトをご確認ください。（PR）

免責事項

本記事の内容は、受付業務の改善や導入の検討にあたっての情報提供を目的としたものであり、特定の導入を推奨するものではありません。
記載されている内容は記事執筆時点の情報に基づいておりますが、仕様やサービス内容は変更される場合がありますので、必ず一次情報（公式サイト等）をご確認のうえで最終的なご判断をお願いいたします。
なお、本記事の情報を活用したことによって生じた損害やトラブルについて、当方では一切の責任を負いかねますこと、何卒ご了承ください。
※本記事には広告を含みます。